AKEDAŞ ELEKTRİK DAĞITIM A.Ş. SATINALMA-SATMA

VE İHALE PROSEDÜRÜ

 

25.05.2016 tarihli 29722 sayılı Resmi gazetede yayınlanan ve 31.05.2017 tarihinde değişiklik yapılan EPDK Satın alma-Satma ve İhale Prosedürlerinin hazırlanması ve uygulanması yönetmeliği gereğince bu prosedür hazırlanmıştır. Bu yönetmeliğin 4.maddesindeki tanımlar bu prosedürde de kullanılmıştır. Yönetmeliğin 2.maddesindeki kapsamda belirtilen alımlar için bu prosedür uygulanmaz. Yönetmeliğin 5.maddesinin 2.fıkrasının c bendindeki durumlarda; ihale süreci beklenmeden doğrudan temin yöntemi ile alım yapılabilir.

 

Kapsam dışı alım;

 

Sözleşme bedeli 100.000 TL altındaki tüm alım ve satımlar bu prosedür kapsamı dışındadır.

 

Davet usulü alım;

 

Sözleşme bedeli 1.000.000 TL ye kadar olan tüm alım ve satımlar davet usulü ihale yöntemi ile yapılabilir. Ancak gerek görülmesi durumunda açık ihale yöntemi de uygulanabilir.

 Davet usulü alım yönteminde alımın yapılacağı tarihten 7 iş günü önce Basın ilan Kurumu Portalinde ve Şirket resmi web sitesinde olmak üzere ilanlar yayınlanır. İlanda işin adı, ihale tarihi ve saati, istenilen teknik ve/veya mali kriterler ile ihalenin yapılacağı adres bilgileri yer alır. Alımı ilgilendiren diğer tüm detaylar (bildirim süreleri, açık eksiltme usulü, değerlendirme kriterleri vb.) ihale dokümanı arasında yer alan ve prosedür ekinde de taslağı bulunan idari şartnamede(EK-1) belirtilir. Şirket’çe belirlenmiş olan kısa listedeki firmalar kep üzerinden ihaleye davet edilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, oturumda hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. Öncelikle ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeleri içeren yeterlik zarfı açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir, bu isteklilerin fiyat teklif zarfları açılmaz. Bu aşamada teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler oturumdan çıkartılarak birinci oturum kapatılır, ara verilmeden ikinci oturuma geçilir. İkinci oturumda fiyat teklif zarfları açılır ve okunur,  nihai teklifler alınana kadar alım ihalelerinde açık eksiltme ve pazarlık, satım ihalelerinde açık arttırma ve pazarlık işlemleri gerçekleştirilerek oturum sonlandırılır. İhale Komisyon kararı verildikten sonra tüm katılımcılara kep üzerinden katılımcı fiyatları ve sonuç bildirimi yapılarak Şirket web sitesinden yayınlanmak üzere 7 iş günü askıda kalacak şekilde sonuç ilanı yayınlanır ve itiraz süreci başlatılır. İtiraz süresi sonunda Kep üzerinden kazanan firma sözleşmeye davet edilir ve ihale sonuçlandırılır. İtirazlar yazılı olarak kabul edilecektir.

 

Açık ihale yöntemi;

 

 Sözleşme bedeli 1.000.000 TL’nin üstündeki tüm alım ve satımlar(1.000.000 TL nin altında olan alımlar ve satımlarda da gerek görülürse bu yöntem uygulanabilir) açık ihale yöntemi ile satın alınır. Açık ihale yönteminde ihalenin yapılacağı tarihten en az 7 iş günü önce Basın ilan Kurumu Portalinde ve Şirket resmi web sitesinde olmak üzere ilan yayınlanır. İlanda işin adı, ihale tarihi ve saati, istenilen teknik ve/veya mali kriterler ile ihalenin yapılacağı adres bilgileri yer alır. Alımı ilgilendiren diğer tüm detaylar (bildirim süreleri, açık eksiltme usulü, değerlendirme kriterleri vb.) ihale dokümanı arasında yer alan ve prosedür ekinde de taslağı bulunan idari şartnamede(EK-1) belirtilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, oturumda hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. Öncelikle ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeleri içeren yeterlik zarfı açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir, bu isteklilerin fiyat teklif zarfları açılmaz. Bu aşamada teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler oturumdan çıkartılarak birinci oturum kapatılır, ara verilmeden ikinci oturuma geçilir. İkinci oturumda fiyat teklif zarfları açılır ve okunur,  nihai teklifler alınana kadar alım ihalelerinde açık eksiltme ve pazarlık, satım ihalelerinde açık arttırma ve pazarlık işlemleri gerçekleştirilerek oturum sonlandırılır. İhale Komisyon kararı verildikten sonra tüm katılımcılara kep üzerinden katılımcı fiyatları ve sonuç bildirimi yapılarak Şirket web sitesinden yayınlanmak üzere 7 iş günü askıda kalacak şekilde sonuç ilanı yayınlanır ve itiraz süreci başlatılır. İtiraz süresi sonunda Kep üzerinden kazanan firma sözleşmeye davet edilir ve ihale sonuçlandırılır. İtirazlar yazılı olarak kabul edilecektir.

 

Çerçeve anlaşma;    

 

Çerçeve anlaşması bir ihale usulü olmayıp, ancak ihale dokümanında belirtmek ve mal alım veya yapım işleri için en fazla iki yıl, hizmet alımları için en fazla üç yıl olmak kaydı ile veya daha kısa süreli belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen açık ihale sonucunda oluşan bir anlaşmadır. Bu kapsamda;

a) Çerçeve anlaşma, işin süresi veya miktarının tamamlanması durumunda sona erer.

b) Çerçeve anlaşma ihalelerinde, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterli bulunan istekliler üçten az olmamak üzere belirlenir ve ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanmak suretiyle sıralanarak listeye alınır. Kesinleşen ihale kararı tüm isteklilere Yönetmelikte belirtilen süre ve esaslar dâhilinde bildirilir. Çerçeve anlaşma ihalelerinde, anlaşmaya taraf olan istekli sayısının üçün altına inmesi halinde, çerçeve anlaşma sona erer ve bu durum taraflara bildirilir.

c) İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini çerçeve anlaşmanın imzalandığı tarihten itibaren oniki ayda bir belgelendirir. Yeterliği devam etmeyen isteklilerin çerçeve anlaşmaları feshedilir.

ç) Satın alma öncesi çerçeve anlaşma imzalanan tüm isteklilerden alınan teklifler arasında en düşük teklif sahibi ile çerçeve anlaşma alım sözleşmesi imzalanır. Çerçeve anlaşma alım sözleşmeleri, çerçeve anlaşma bitiş tarihi ile sınırlıdır. Alınan tekliflerin ikiden az olması halinde, çerçeve anlaşma alım sözleşmesi imzalanamaz.

        d) Çerçeve anlaşma alım sözleşmesine esas teklif fiyatları, isteklinin çerçeve anlaşmasına esas teklif fiyatlarını geçemez. Güncelleme yöntemi ihale dokümanı ve çerçeve anlaşmasında belirtilmek kaydıyla, çerçeve anlaşmasına esas fiyatlar güncellenebilir.

 

Satış işlemleri içinde çerçeve anlaşma kullanılabilir. Bu durumda yukarıdaki maddeler uygulanır.

 

Kısa liste belirleme;

 

Öncelikle hangi dalda kısa liste oluşturulacağı belirlenir ve Kısa liste başvuru ilanında aşağıdaki kriterler açıkça belirtilir.

 

   a) Başvuru yapılabilecek kısa liste kategorileri, kısa liste kategorilerinin niteliği, türü, miktarı gibi özellikler.

 b) Kısa listeye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu.

 c) Kısa liste değerlendirmesinde uygulanacak kriterler.

   ç) Kısa listelerin yenilenme periyotları ve tarihleri.

 

 Bu alanda yapılacak olan ilanlar 7 iş günü süre ile Şirket web sitesinde yapılır.

İlan süresi boyunca kısa listeye dahil olmak isteyen firmalardan gelen dosyalar belirlenen kriterlere göre incelenerek liste oluşturulur.

Kısa listeye dahil olamayan isteklilerin listesi kabul edilmeme gerekçeleri ile birlikte yayınlanarak ilan edilir.

Kısa listeye dahil olan firmalar liste şeklinde yayınlanarak duyurulur ve süresiz olarak web sitesinde yayınlanır.

Kısa liste yılda 2 defa değerlendirilir.

Yeterliklerinin devam ettiğini oniki ayda bir belgelendirmeleri istenir. Yeterliği devam etmeyen veya yenilemeyen istekliler ile KİK tarafından yasaklı ilan edilen firmalar listeden çıkartılır.

Kısa listelerin oluşturulması kapsamında hazırlanan her bir liste için ayrı bir kısa liste dosyası düzenlenir.

 

Diğer hususlar;

Yapılan tüm işler için olası ilave iş artışı veya eksilişi, ihale dokümanı ve sözleşmede belirtilmek kaydı ile sözleşme bedelinin %25’ini aşamaz.

İhale dokümanında; itiraz süresi, bildirimlerin yapılması gereken süre, sözleşmeye davet süresi ve benzeri tüm asgari sürelerin her biri yedi iş gününden az olmamak üzere şirket tarafından belirlenir.

İhale sonucu imzalanan sözleşmeler ve çerçeve anlaşmaların süresi, yapım ve mal alımı işleri için iki yılı, hizmet alımı işleri için üç yılı aşamaz. Çerçeve anlaşmalar hariç bu fıkrada belirtilen sözleşme süreleri, elektrik dağıtım şirketi tarafından gerekçeleri ve sözleşmesinde belirtilmek kaydıyla en fazla bir yıl uzatılabilir.

Bu prosedürdeki parasal limitler ilgili yönetmeliğe göre her yıl güncellenir.

 

 

 

 

Ekler:

Ek-1 İdari şartname taslağı(1 sayfa)

Ek-2 Teknik şartname taslağı(1 sayfa)

Ek-3 Sözleşme taslağı(1 sayfa)

Yayınlanma Tarihi : 2016-06-23