AKEDAŞ ELEKTRİK DAĞITIM A.Ş. SATIN ALMA VE SATIŞ İŞLEMLERİ UYGULAMA PROSEDÜRÜ
Madde-1. İlk olarak 25.05.2016 tarihli 29722 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren ve 29.12.2020 ve 31349 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan son değişiklik ile revize edilen Elektrik Dağıtım Şirketlerinin Satın Alma ve Satış İşlemleri Uygulama Yönetmeliği hükümleri gereği bu prosedür hazırlanmıştır. Bu yönetmeliğin 4.maddesindeki tanımlar bu prosedür için de geçerlidir. Bu prosedürde, Yönetmeliğe aykırı veya açıkça ifade edilmeyen bir hükmün bulunması halinde Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri geçerlidir.
Madde-2. Şirket bu Prosedüre göre yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık satışı kapsamında yapılacak olan işleri aşağıda belirtilen beş metotla yürütür:
a) Kapsam dışı alım
b) Doğrudan temin
c) Davetiye usulü ihale
d) Açık ihale
e) Çerçeve anlaşma
f) Belli istekliler arasında ihale
2.1.Kapsam dışı alım
Yönetmeliğin 2.maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen alımlar için bu prosedür uygulanmaz.
2.2. Doğrudan temin yöntemi
Yönetmeliğin 6.maddesinin dördüncü fıkrasında tanımlanan durumlarda; ihale süreci beklenmeden görevlendirilecek kişiler tarafından yönetmeliğin 6. Maddesinin dördüncü fıkrasında tanımlanan şartlarla ihtiyaçlar temin edilebilir. Bu hususa ilişkin gerekçeleri ispatlayıcı tüm bilgi ve belgeler muhafaza edilir.
2.3. Davetiye usulü ihale
Sözleşme bedeli 2.000.000 TL ye kadar olan tüm alımlar davetiye usulü ihale yöntemi ile yapılabilir. Ancak gerek görülmesi durumunda açık ihale yöntemi de uygulanabilir. Kısa listede bulunan ihale edilen iş için belirlenen yeterlilik şartlarına haiz tüm adayların davet edilmesi esasına dayanan ihale metodudur.
Alımı ilgilendiren tüm detaylar (bildirim süreleri, açık eksiltme, değerlendirme kriterleri vb.) ihale dokümanı arasında yer alan ve prosedür ekinde de taslağı bulunan idari şartnamede(EK-1) belirtilir. Kısa listede bulunan ihale edilen iş için belirlenen yeterlik şartlarına haiz tüm isteklilere ihaleden en az yedi iş günü öncesinden davet edilir. Kısa listede yer alan, yapılacak ihale için yeterlik şartlarına haiz isteklilerin sayısının üçten az olması halinde davetiye usulü ihale yöntemi kullanılmaz. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, oturumda hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. Kısa liste yeterlik şartları içerisinde olmayan bir yeterlik şartı istenilmesi halinde bu yeterlilikle ilgili belgeleri içeren yeterlik zarfı açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir, bu isteklilerin fiyat teklif zarfları açılmaz. Eğer kısa liste yeterlik şartları dışında bir şart yoksa bu zarf aranmaz. Bu aşamada teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler oturumdan çıkartılarak birinci oturum kapatılır, ara verilmeden ikinci oturuma geçilir. İkinci oturumda fiyat teklif zarfları açılır ve okunur, nihai teklifler alınana kadar açık eksiltme ve pazarlık, işlemleri gerçekleştirilerek oturum sonlandırılır. İhale sonucuna göre en uygun teklif sahibi isteklinin teklif bedelini de içeren ihale sonucu, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin kayıtlı e-posta adreslerine en geç ihale kararının onay tarihinden sonraki iki iş günü içerisinde gönderilir. Şirket web sitesinde sonuç ilanı yayınlanır ve itiraz süreci başlatılır. İhaleyi kazanan istekli isimleri ve sözleşme bedeli bilgileri erişim sınırı olmaksızın internet ana sayfasından ulaşılacak şekilde süresiz yayımlanır. İtirazlar kep üzerinden veya yazılı olarak kabul edilecektir. İtiraz ile ilgili prosedürün 5.15. maddesinde yer alan itiraz sürecinin tamamlanması sonrasında Kep üzerinden kazanan firma sözleşmeye davet edilir ve ihale sonuçlandırılır.
2.4. Açık ihale
Bütün isteklilerin teklif verebildiği, ihaleden en az yedi iş günü öncesinden ilan edilen usuldür. Tüm işlerde bu metot kullanılabilir. Tesis varlıklarının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımları, çerçeve anlaşma yapılmasına yönelik ihaleler ve varlık satışları açık ihale usulü ile yapılır.
Açık ihale yönteminde ihalenin yapılacağı tarihten en az 7 iş günü önce Basın ilan Kurumu Portalinde ve Şirket resmi web sitesinde olmak üzere ilan yayınlanır. İlanda işin adı, ihale tarihi ve saati, istenilen teknik ve/veya mali kriterler ile ihalenin yapılacağı adres bilgileri yer alır. Alımı/satımı ilgilendiren diğer tüm detaylar (bildirim süreleri, açık eksiltme ve açık artırma usulü, değerlendirme kriterleri vb.) ihale dokümanı arasında yer alan ve prosedür ekinde de taslağı bulunan idari şartnamede(EK-1) belirtilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, oturumda hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. Öncelikle ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeleri içeren yeterlik zarfı açılır. Bu oturumda yalnızca isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir, bu isteklilerin fiyat teklif zarfları açılmaz. Bu aşamada teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler oturumdan çıkartılarak birinci oturum kapatılır, ara verilmeden ikinci oturuma geçilir. İkinci oturumda fiyat teklif zarfları açılır ve okunur, nihai teklifler alınana kadar alım ihalelerinde açık eksiltme ve pazarlık, satım ihalelerinde açık arttırma ve pazarlık işlemleri gerçekleştirilerek oturum sonlandırılır. Gerek görülmesi durumunda oturumun sonunda tüm teklif verenlerin fiyatlarının oturumda hazır bulunan isteklilere ilan edilmesi şartıyla açık eksiltme kapalı zarf veya yazılı olarak ta yapılabilir. İhale sonucuna göre en uygun teklif sahibi isteklinin teklif bedelini de içeren ihale sonucu, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin kayıtlı e- posta adreslerine en geç ihale kararının onay tarihinden sonraki iki iş günü içerisinde gönderilir. Şirket web sitesinde sonuç ilanı yayınlanır ve itiraz süreci başlatılır. İhaleyi kazanan istekli isimleri ve sözleşme bedeli bilgileri erişim sınırı olmaksızın internet ana sayfasından ulaşılacak şekilde süresiz yayımlanır. İtirazlar kep üzerinden veya yazılı olarak kabul edilecektir. İtiraz ile ilgili prosedürün 5.15. maddesinde yer alan itiraz sürecinin tamamlanması sonrasında Kep üzerinden kazanan firma sözleşmeye davet edilir ve ihale sonuçlandırılır.
2.5. Çerçeve anlaşma
Çerçeve anlaşması bir ihale usulü olmayıp, ancak ihale dokümanında belirtmek ve mal alımı veya yapım işleri için en fazla iki yıl, varlık satışı ve hizmet alımları için en fazla dört yıl olmak kaydı ile veya daha kısa süreli belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların/satışların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen açık ihale sonucunda oluşan bir anlaşmadır. Bu kapsamda;
a) Çerçeve anlaşma, işin süresi veya miktarının tamamlanması durumunda sona erer.
b) Çerçeve anlaşma ihalelerinde, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterli bulunan istekliler üçten az olmamak üzere belirlenir ve ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanmak suretiyle sıralanarak listeye alınır. Kesinleşen ihale kararı tüm isteklilere prosedürde belirtilen süre ve esaslar dâhilinde bildirilir. Çerçeve anlaşma ihalelerinde, anlaşmaya taraf olan istekli sayısının üçün altına inmesi halinde, çerçeve anlaşma sona erer ve bu durum taraflara bildirilir.
c) İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini çerçeve anlaşmanın imzalandığı tarihten itibaren oniki ayda bir belgelendirir. Yeterliği devam etmeyen isteklilerin çerçeve anlaşmaları feshedilir.
ç) Satın alma/satış öncesi çerçeve anlaşma imzalanan tüm isteklilerden teklif alınır, alınan teklifler arasında en düşük/en yüksek teklif sahibi ile çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesi imzalanır. Çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmeleri, çerçeve anlaşma bitiş tarihi ile sınırlıdır. Alınan tekliflerin ikiden az olması halinde, çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesi imzalanamaz.
d) Çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesine esas teklif fiyatları, isteklinin çerçeve anlaşmasına esas teklif fiyatlarını geçemez. Güncelleme yöntemi ihale dokümanı ve çerçeve anlaşmasında belirtilmek kaydıyla, çerçeve anlaşmasına esas fiyatlar güncellenebilir.
e) Çerçeve anlaşması alım/satış sözleşmesi öncesi, teklif fiyatları elden teslim, iadeli taahhütlü postanın yanı sıra kayıtlı elektronik posta (KEP) yolu ile de alınabilir.
f) Çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesi öncesi alınan fiyatların, Şirketin internet sitesinde yayımlanması zorunluluğu olmayıp, ancak sözleşme imzalanan şirket adı ve sözleşme bedeli (ihale sonuç bildirimi) çerçeve anlaşma imzalanarak fiyat istenilen isteklilere bildirilir.
2.6. Belli istekliler arasında ihale
Belli istekliler arasında ihale usulü; ön yeterlik ihalesi sonucunda Şirket tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği iki aşamalı ihale usulüdür. Bu ihale usulü yalnızca SCADA, OSOS, CBS gibi teknolojik ve siber güvenlik kapsamındaki alımlar için kullanılabilir. Bu kapsamda;
1) Ön yeterlik ihaleleri, açık ihale usulüne uygun şekilde yapılır.
2) Bu Prosedüre uygun olarak belirlenen ve ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirmesi yapılır. Belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez. Yeterlikleri tespit edilen isteklilerin tamamı teklif vermeye davet edilir. Teklif vermeye davet edilmeyenlere davet edilmeme gerekçeleri, en geç ön yeterlik ihalesinin sonuçlanmasını müteakip iki iş gününe kadar yazılı olarak bildirilir.
3) Teklif değerlendirmelerinin fiyat dışında belirlenen unsurların da geçerli olacağı şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre değerlendirmelerde hangi bilgi veya belgelerin kullanılacağı ve etkisi, ihale dokümanında açıkça belirtilir.
4) Ekonomik açıdan en uygun fiyatın belirlenmesine yönelik olarak yapılacak ihaleye davet edilebilecek aday sayısının üçten az olması veya teklif veren istekli sayısının ikiden az olması halinde ihale iptal edilir.
5) Teklifin ikiden fazla olması halinde işin niteliğine göre rekabeti engellemeyecek şekilde, bu Prosedüre uygun olarak belirlenen ve ihale dokümanı ile davet mektubunda belirtilen değerlendirme kriterlerine göre tekliflerin değerlendirmesi yapılarak ihale sonuçlandırılır.
6) İhalenin ikinci aşamasında fiyat teklifi veren istekli sayısının ikiden az olması nedeniyle ihalenin iptal edilmesi durumunda, ihale dokümanı gözden geçirilerek varsa hatalar ve eksiklikler giderilmek suretiyle ön yeterliği tespit edilen bütün istekliler tekrar davet edilerek ihale sonuçlandırılabilir.
7) Belli istekliler arasında ihale, ön yeterlik şartlarını haiz isteklilerin belirlenmesi ve ön yeterliği haiz tüm isteklilerin ihaleye davet edilmesi sonrasında, ihale yeterlik şartlarını haiz istekliler arasında yalnızca fiyat teklifleri üzerinden yapılır, ön yeterlik ihalesi aşaması haricinde yeterlik belgesi istenmez.
Madde-3. Kısa liste belirleme
Öncelikle hangi dalda kısa liste oluşturulacağı belirlenir ve Kısa liste başvuru ilanında aşağıdaki kriterler açıkça belirtilir.
a) Başvuru yapılabilecek kısa liste kategorileri, kısa liste kategorilerinin niteliği, türü, miktarı gibi özellikler.
b) Kısa listeye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu.
c) Kısa liste değerlendirmesinde uygulanacak kriterler.
ç) Kısa listelerin yenilenme periyotları ve tarihleri.
Bu alanda yapılacak olan ilanlar Şirket resmi web sitesinde süresiz yayımlanır.
İlan süresi boyunca kısa listeye dahil olmak isteyen firmalardan gelen dosyalar belirlenen kriterlere göre incelenerek liste oluşturulur. Kısa listeye dahil olamayan isteklilere, gerekçeleri ile bildirim yapılır. Kısa listeye dahil olan firmalar liste şeklinde yayınlanarak duyurulur ve süresiz olarak web sitesinde yayınlanır. Kısa liste yılda 2 defa değerlendirilir. Kısa listede yer alan isteklilerden yeterliklerinin devam ettiğini oniki ayda bir belgelendirmeleri istenir. Yeterliği devam etmeyen veya yenilemeyen istekliler ile kamu kurum ve kuruluşları tarafından yasaklı olarak belirlenen firmalar katılamazlar ve listeden çıkartılır. Kısa listelerin oluşturulması kapsamında hazırlanan her bir liste için ayrı bir kısa liste dosyası düzenlenir.
Madde-4. Yerli istekli ve yerli malı avantajı sağlanan ihaleler
(1) Sözleşme bedeli 5.000.000 TL’nin altında olan tüm ihalelerde, yalnızca yerli isteklilerin katılabileceğine ilişkin düzenleme yapılabilir.
(2) İsteklilerin, yerli istekli oldukları, teklif kapsamında sunduğu, Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, vergi levhası ve benzeri belgeler üzerinden değerlendirilir. Yerli istekli olunduğuna ilişkin ayrıca bir belge istenmez.
(3) İhaleye yalnızca yerli isteklilerin katılması ve/veya yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı tanınmasına yönelik olarak;
a) İsteklilerce teklif edilen malın yerli malı olduğu, Yerli Malı Belgesi ile belgelendirilir. Yerli Malı Belgesi ve yerli katkı oranlarına ilişkin uygulamalar ve düzenlemelerde Yerli Malı Tebliği (SGM 2014/35) hükümleri esas alınır.
b) Ortak girişimlerin yerli istekli sayılabilmesi için bütün ortaklarının yerli istekli olması zorunludur.
c) Bu madde kapsamında yapılacak alımlara ilişkin; alım yapılacak ürünler, alım garantisi verilecek ürünler ve garanti süreleri, varsa ürün için uygulanacak asgari yerli katkı oranı, uygulanacak fiyat avantajı oranı, miktar, parasal limitler, alım yöntem ve kuralları, fiyat farkı, iş artışı, iş eksilişi ve benzeri şartlar ile sözleşmeye ilişkin hususlara yönelik bu Prosedüre uygun olarak yapılan düzenlemelere ihale dokümanlarında yer verilir.
ç) Yerli malı teklif eden yerli istekli lehine avantaj uygulanan ihalelerde, yerli malı olduğuna yönelik belgeleri sunmayan veya öngörülen yerli malı ve yerli istekli şartlarını sağlamayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılamaz, yalnızca avantajdan yararlandırılmaz.
(4) Yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanan ihalelerde;
a) Malzemeli olarak ihale edilen yapım işleri ve mal alımı ihalelerinde yerli malı teklif eden yerli istekli lehine %10 oranında fiyat avantajı uygulanacaktır.
b) Yazılım, donanım ve bunların mütemmim cüzü niteliğindeki ürünleri içeren hizmet alımı ihalelerinde yerli malı teklif eden yerli istekli lehine %15 oranında fiyat avantajı uygulanacaktır.
c) İthal ürün teklif eden isteklilere mal tesliminden önce ön ödeme yapılmasına imkân tanınması durumunda, yerli malı teklif eden yerli isteklilere de avans ödemesi yapılmasına yönelik ihale dokümanlarında düzenleme yapılır.
(5) Teklif cetvelindeki iş kalemlerinin tamamı yerli malı olmayan yerli malı teklif eden yerli istekliler ile yerli olmayan isteklilerin; nihai tekliflerinin sıralanmasına esas teklif bedelleri aşağıdaki formül uyarınca hesaplanır:
YO=1-YB/TB
Yerli olmayan istekliler için YO=1 olarak kabul edilir.
AUTB=TB+YOxYAxTB
AUTB: Yalnızca fiyat sıralamasına esas, sözleşmeye esas olmayan avantaj uygulanmış teklif bedelini,
YO: Yerli malı olmayan ürün oranını,
YB: İsteklinin teklif cetvelinde yer alan yerli malı ürünlerine ilişkin toplam tutarı,
YA: İhale ilanı ve ihale dokümanında belirtilen yerli ürün avantaj oranını,
TB: Açık eksiltme, açık artırma veya pazarlık aşamasından sonra oluşan isteklinin nihai toplam teklif bedelini,
ifade eder.
(6) Fiyat dışında belirlenen unsurların da geçerli olacağı şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale ilanı ve ihale dokümanında belirtilen yerli ürün avantaj oranı fiyat dışı unsurlar için uygulanmaz.
(7) Yerli malı teklif eden yerli istekli lehine fiyat avantajı uygulanıp, uygulanmayacağı ihale ilan metninde belirtilir
Madde-5. Diğer hususlar
5.1. Bildirimler
(1) Bu Prosedür kapsamında;
a) Üzerine sözleşme bırakılmayan tüm isteklilere, ihaleyi kazanan istekli adı ve sözleşme bedelini içeren ihale sonucu bildirimleri bu Prosedürde belirtilen süreler ve şartlar dahilinde yapılır. Alım ihalelerinde teklif fiyatı, sözleşme imzalanacağı bildirilen isteklinin teklif fiyatından daha düşük olan, satış ihalelerinde teklif fiyatı, sözleşme imzalanacağı bildirilen isteklinin teklif fiyatından daha yüksek olan isteklilere gönderilen sonuç bildirimleri ile fiyat dışı unsurların geçerli olduğu ihalelerde, üzerine sözleşme bırakılmayan tüm isteklilere gönderilen ihale sonuç bildirimlerinde söz konusu istekli ya da isteklilerin sözleşme bırakılmama gerekçeleri de ihale sonuç bildiriminde yer alır.
b) Kısa listeye başvuran adayların yeterli görülmemesi halinde; kısa liste adayına, yeterli görülmeme gerekçelerini içeren bildirimler, kısa listeden çıkartılanlara da kısa listeden çıkarılma gerekçelerini içeren bildirimler bu Prosedürde belirtilen süreler ve şartlar dâhilinde yapılır.
c) Yapılan tüm bildirimlerin anlaşılır ve açık bir şekilde bu Prosedürde belirlenen usullerle yazılı olarak yapılması esastır.
(2) İhale dokümanında; itiraz süresi, bildirimlerin yapılması gereken süre, sözleşmeye davet süresi ve benzeri tüm asgari sürelerin her biri iki iş gününden, ilan süreleri yedi iş gününden az olmamak üzere Şirket tarafından bu prosedürde belirlenir ve ihale dokümanlarında da belirtilir.
a) İtiraz süresi: en az 2 iş günüdür.
b) Bildirimlerin yapılması gerekene süre: en az 2 iş günüdür.
c) Sözleşmeye davet süresi: en az 2 iş günüdür.
d) ilan süresi: en az 7 iş günüdür.
(3) Aday, istekliler ve ihale dokümanı alanlara yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki yöntemlerden birinin kullanılması zorunludur:
a) İmza karşılığı elden.
b) İadeli taahhütlü mektup.
c) Kayıtlı elektronik posta.
5.2. İlanlar
(1) Şirket İhale ve satın alma-satma işlerine konu ilanları yedi iş günü, ilan niteliğinde olan zeyilname gibi hazırlık gerektiren bilgi ve belgeleri, işin tekniğine uygun olarak istekli veya adayların gerekli hazırlıkları yapabilmeleri için en az iki iş günü önce Basın İlan Kurumunun ilan portalında ve ihale tarihine kadar kalmak üzere Şirketin internet ana sayfasında kolayca erişilebilecek görünür bir alanda yayımlar. Şirketin internet ana sayfasında yayımlanan ilanlar ve Basın İlan Kurumunun ilan portalında yer alan ilanlar ihale dosyasında muhafaza edilir.
(2) İlanlar açık ve net olmalıdır. İstekli veya aday olmak isteyenlerin ihaleye veya kısa liste başvurularına ilişkin bilgilere erişimi engellenemez.
(3) İhale veya ön yeterlik ilanında, yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanıp uygulanmayacağı, uygulanacak ise oranı belirtilir.
(4) İhale tarihinden önce ihalenin iptal edilmesi halinde ihalenin iptal edildiği, ihale dokümanı alan isteklilere bu Prosedürde belirlenen usullerle bildirilir. Ayrıca ihale ilanın yayımlandığı yayın organında ihalenin iptal edildiği duyurulur.
(5) İhale ilan formatı bu prosedür ekindedir.
5.3. İş artışı/eksilişi ve işin süresi ile süre uzatımı
(1) İhale dokümanı ve sözleşmede belirtilmek kaydıyla yapılan tüm alımlar ve varlık satışları için ilave iş artışı veya eksilişi sözleşme bedelinin %25’inden fazla olamaz.
(2) Gayrimenkul kiralama ve kiraya verme işleri hariç olmak üzere, ihale sonucu imzalanan sözleşmeler ve çerçeve anlaşmaların süresi, yapım ve mal alımı işleri için iki yılı, varlık satışı ve hizmet alımı işleri için dört yılı aşamaz. Çerçeve anlaşmalar hariç bu fıkrada belirtilen sözleşme süreleri, Şirket tarafından gerek görülmesi halinde (sözleşmede belirtilmek kaydıyla) en fazla bir yıl uzatılabilir. Hizmet alımları için sözleşme şartları değişmemek kaydıyla bu kapsamda yapılan süre uzatımlarında birinci fıkrada belirtilen %25 oranı uygulanmaz.
5.4. İhale yoluyla alım/satım kararının alınmasına yönelik hükümler;
Satın Alma/Satma ihtiyacı oluşan ilgili birim, ihtiyacın gerekçeleri ile birlikte “satın alma/satma olur” yazısını hazırlar. Bu “olur” da mutlaka yaklaşık maliyet hesabına yer verilir. Yaklaşık maliyet hesabı işin cinsine göre birkaç farklı yöntem ile belirlenebilir;
a) Piyasa araştırması sonucu oluşan ortalama fiyat veya maliyet
b) En son alım fiyatının enflasyon veya kur artışına göre güncellenmiş hali
c) Maliyet analizi yapılarak hesap edilen fiyat veya maliyet
d) Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar.
Hazırlanan “olur” güncel yetki ve onay mekanizmasına göre onaylatılır.
5.5. İhale Komisyonu;
İhale Komisyonu; Satın Alma Yetkilisi, Satın Alma Birim Amiri/Müdürü, ilgili birim yetkilisi, Mali İşler yetkilisi ve ilgili birimin bağlı olduğu üst amir (Şube Müdürü/Direktör/Genel Müdür Yardımcısı vb.) olmak üzere 5 kişiden oluşur. Komisyon ihale gün ve saatlerinde toplanır, sonrasında da dilediği zaman sonuçları değerlendirmek için toplanır. Kararlar oy çokluğu ile alınır, çekimser olan komisyon üyesi şerhini karar metnine derç eder.
İhale komisyonunca alınan kararlar, gerekçeler ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkanı ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır. Komisyon kararının elektronik olarak imzalanması halinde, ihale komisyonu başkanının imza tarihi ihale kararı tarihi olarak kabul edilir.
5.6. İhaleye katılamayacak olanlar;
Kamu kurum ve kuruluşları tarafından yasaklı olarak belirlenen veya mahkeme kararıyla kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan veya örgütlü suçlardan veyahut kendi ülkesinde ya da yabancı bir ülkede kamu görevlilerine rüşvet verme suçundan dolayı hükümlü bulunan gerçek ve tüzel kişiler ihalelere katılamazlar.
5.7. Alt yüklenici çalıştırılması;
Yapım işleri ile Uzaktan İzleme ve Kontrol Sistemi (SCADA), Otomatik Sayaça Okuma İstemi (OSOS), Coğrafi Bilgi Sistemi (CBS) işleri, Bilgi sistemleri ve teknoloji işleri kapsamında yapılan hizmet alımları, proje yapımı, kamulaştırmaya esas harita-plan ve dosyalarının hazırlanması işleri, dağıtım tesisleri planlı bakım iş ve işlemleri hariç diğer işlerde yüklenici veya tedarikçi, alt yüklenici çalıştıramaz. Yapım işleri kapsamında teklif veren istekli işin bir kısmını veya tamamını alt yükleniciye verecek ise, bu durumu teklifinde belirtmeli ve teklif ekinde sunması gereken belgeleri işi vereceği alt yüklenici için de teklifin ekinde sunmalıdır.
5.8. İhale dokümanları özellikleri;
İhale dökümanı asgari olarak aşağıdaki belgelerden oluşur.
a- Fiyat teklif cetveli ve mektubu: isteklilerin teklif vereceği belgeyi,
b- Sözleşme taslağı/tasarısı: ihale konusu işe ait yüklenici sorumluluklarını ve yükümlülüklerini belirleyen dokümanı,
c- Teknik şartname/özel şartname: işe ait teknik kriterleri belirleyen dokümanı ve varsa diğer belgeleri,
d- İdari şartname: ihalenin yapılacağı koşulları içeren dokümanı ve varsa diğer belgeleri,
5.9. İhale dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması;
İhale ilanının yayınlanmasından sonra ortaya çıkacak yeni durumlara bağlı olarak ihale şartlarında değişiklik yapılması gerekir ise ihale tarihinden en az 2 gün önce zeyilname yayınlanarak gerekli değişiklikler yapılabilir. Bu durumda ihale tarihi ertelenebilir veya ihale iptal edilebilir. Belirlenen maddi, teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ise ihale sürecine devam edilebilmesi, ancak bu prosedür hükümlerine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür.
İlan niteliğinde olmayan zeyilnamelerin Şirket internet sayfasında yayımlanması yeterlidir. İlan niteliğinde olan zeyilnameler ise Basın ilan Kurumu aracılığı ile yerel yazılı basında ve Şirket internet sayfasında yayımlanır.
5.10. Teminatlar ve teminat olarak kabul edilecek değerler;
İhalelerde teminat (geçici/kesin) alınıp alınmayacağı, alınacak ise teminat miktarları ve teminat olarak nelerin kabul edilebileceği hususları ile ilgili detaylar her bir ihale için belirlenerek ihale dokümanlarının içerisinde belirtilir.
5.11. İhale oturumlarında video kaydı
Yaklaşık maliyeti 2.000.000 TL ve üzerindeki ihalelerin birinci, ikinci ve gerçekleşmesi durumunda üçüncü oturumları, görüntü ve sesler anlaşılır olacak şekilde en az bir video kamera ile kaydedilir. Söz konusu video kayıtları, yetkili merciler tarafından istenildiğinde sunulmak üzere ihale dosyasında muhafaza edilir.
5.12. Canlı toplantı metodu ile ihale oturumu
İhalelerin birinci, ikinci ve üçüncü oturumları, isteklilerin elektronik olarak uzaktan erişimle katılabileceği canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilebilir. Bu kapsamda;
a) İhalelerin birinci ve ikinci oturumları elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilecekse söz konusu oturumlara uzaktan erişim için gerekli bilgiler ihale dosyası alan tüm isteklilere bu Prosedürde belirtilen bildirim esasları çerçevesinde ihale saatinden en geç 24 saat öncesine kadar bildirilir.
b) Üçüncü oturumun elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilmesine karar verilmesi halinde, söz konusu oturuma uzaktan erişim için gerekli bilgiler oturuma katılmaya hak kazanan tüm isteklilere bu Prosedürde belirtilen bildirim esasları çerçevesinde ihale saatinden en geç 24 saat öncesine kadar bildirilir.
c) Elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilecek ihale oturumları, görüntü ve sesler anlaşılır olacak şekilde kaydedilir. Söz konusu görüntü kayıtları, yetkili mercilerce istenildiğinde sunulmak üzere ihale dosyasında muhafaza edilir.
5.13. Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi;
İhale komisyonu; ihale kararına yönelik olarak, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi tespit etmek için yeterlikler ile teklif fiyatının yanı sıra işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi fiyat dışı unsurları da değerlendirmek üzere ihale komisyonunca belirlenen yer ve zamanda ayrıca toplanır. Oturumun kapatılmasından sonra uygun yer ve zamanda komisyon üyeleri veya görevlendirecekleri teknik personeller tarafından firmaların sunduğu yeterlilik belgeleri incelenir. Fiyat teklifleri açılan tüm isteklilerin belgeleri incelenir. Sonuçlar değerlendirilir ve Kararlar oy çokluğu ile alınır, çekimser olan komisyon üyesi şerhini karar metnine derç edebilir.
İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. İhale karar metninde bulunması gereken asgari hususlar ve ekinde yer alması gereken asgari bilgi ve belgeler aşağıdaki gibidir;
-İhalenin tarihi,
-İsteklilerin adları veya ticaret unvanları,
-Teklif edilen bedeller,
-İhale karar tarihi,
-Tekliflerin değerlendirme/karşılaştırma tabloları,
-Fiyat dışı unsurların geçerli olduğu ihalelerde puanlama tabloları,
-Teklifi geçerli kabul edilmeyen/elenen istekli varsa, geçersiz teklifler ve bu tekliflere yönelik
geçersiz sayılmaları ile ilgili gerekçe, açıklama ve tevsik edici bilgi ve belgeler,
-Açık eksiltme ve artırmaya ilişkin iş ve işlemlere yönelik tutanaklar ve benzeri belgeler,
-Karara ilişkin tüm detayları da içerecek şekilde gerekçeli karar ve açıklamaları ve sonuç metni,
-İhale komisyonu isim, unvan ve imzaları,
Gerek görülmesi durumunda başkaca bilgilerde karar metninde yer alabilir.
İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç iki iş günü içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere, ihaleye teklif veren bütün isteklilerin kep adreslerine bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine yer verilir. İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtmek suretiyle bildirim yapılır.
5.14. İhalenin sözleşmeye bağlanması;
İhale dokümanları arasında isteklilere gönderilen sözleşme ve şartnameler İtiraz ile ilgili prosedürün 5.15. maddesinde yer alan itiraz sürecinin tamamlanması sonrasında ihaleyi kazanan ve sözleşmeye davet edilen firmaya imzalatılır. Daha sonra sözleşmeyi şirket yetkilileri de imzalar.
5.15. İhaleye İtiraz;
İhaleyi alan yüklenicinin teklif bedelini de içeren ihale sonucu, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin kayıtlı e- posta adreslerine en geç ihale kararının onay tarihinden sonraki iki iş günü içerisinde gönderilir. Şirket web sitesinde de sonuç ilanı yayınlanır ve 2 iş günü olan itiraz süreci başlatılır. İtiraz süresi içerisinde kep veya yazılı olarak yapılan itirazlar komisyonca incelemeye alınarak, en fazla 5 iş gününde sonuçlandırılır. Yapılan itirazın haklı bulunmadığı durumda, itirazın haklı bulunmama gerekçesi, itiraz eden istekliye itiraz tarihinden itibaren en geç 7 iş gününde bildirilir. Yapılan itirazın haklı bulunması durumunda, haklı bulunma gerekçeleri gözetilerek ihale komisyonu ihale değerlendirme işlemlerini tekrarlayarak düzeltici işlem kararı alarak ihaleyi sonuçlandırır. Yeni karar itiraz gerekçesi ile birlikte yayımlanır ve tüm katılımcılara itiraz tarihinden itibaren en geç 7 iş gününde bildirilir.
5.16.Yeterlik kriterleri;
İhaleye katılacak isteklilerden; ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklere ilişkin bilgi ve belgeler istenir. İhale ilanında ve ihale dökümanlarında ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklere ilişkin kriterler belirtilir. Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez, alım/satım konusu iş veya benzer işler ihale dökümanlarında tarif edilir. Bu kapsamda;
a) Şirketimiz tarafından ihale konusu iş ile ilgili istenecek iş deneyim/bitirme tutarları, isteklinin toplam teklif bedeli tutarının %150’sinden fazla %50’sinden az olamaz.
b) İş deneyim/bitirme belgesi olarak kabul edilecek belgeler ihale tarihi itibari ile son 10 yıl içerisinde bitirilen işlere ait olmalıdır.
c) İş deneyim/bitirme belgesi olarak öncelikle işi yaptıran kamu/özel kuruluş tarafından düzenlenmiş iş deneyim/bitirme belgeleri/referans mektupları kabul edilecektir.
ç) İş deneyim/bitirme/referans mektubu sunulamaması halinde; son iki yıl içerisinde benzer iş olarak kabul edilecek işlere ait faturalar YMM/SMMM onaylı, Vergi Dairesinden onaylı BA/BS formuyla birlikte sunulabilecektir.
d) İş deneyim/bitirme belgesi olmayan isteklinin gerçek kişi olarak elektrik, elektrik/elektronik mühendisi olması durumunda mezuniyet diploması iş deneyim/bitirme belgesi olarak kabul edilebilecektir. Bu durumda mezuniyet diplomasının iş deneyim/bitirme belgesi olarak değerlendirilebilmesinde parasal karşılığı olarak mezuniyet yılından itibaren;
0-5(dahil) yıl için: 500.000 TL
5-10 (dahil) yıl için: 1.000.000 TL
10 yıl ve üzeri için: 1.500.000 TL
Olarak kabul edilecektir.
Tüzel kişi tarafından mühendis ortağının mezuniyet belgesinin iş deneyim/bitirme belgesi olarak kullanılması durumunda ilgili mühendisin son üç yıl boyunca en az % 51 hisse sahibi olması gereklidir.
e) Yıllık ciro ve benzeri mali yeterlik belgeleri istenmesi halinde bu belge tutarları her bir sözleşme için yıllık toplam teklif bedeli tutarının %200'ünden fazla olamaz. Mali yeterlik kriterlerine ilişkin hükümler ihale dokümanlarında ayrıca belirtilir.
f) Malzeme ihalelerinde, malzeme tedarikinin ve garanti şartlarının belgelendirilmesi halinde söz konusu belgeler iş deneyim belgesi olarak kabul edilebilir ve %50 asgari iş deneyim belgesi şartı aranmayabilir.
g) İş deneyim/bitirme belgelerinin tutarlar; belgeye konu işin ihale tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endeksin (TÜFE Genel), belgenin sunulduğu ihale tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endekse oranlanması suretiyle bulunan katsayı üzerinden güncellenir ve güncellenen değerlere göre yeterlik değerlendirmesi yapılır.
5.17. Fiyat Dışı Unsur
Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif fiyatı veya teklif fiyatının yanı sıra, işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak puanlama yöntemi ile belirlenebilir.
Teklif değerlendirmelerinin fiyat dışında belirlenen unsurların da geçerli olacağı şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre değerlendirmelerde hangi bilgi veya belgelerin kullanılacağı ve etkisi, ihale dokümanında açıkça belirtilir. Bu kapsamda;
a) Fiyat dışındaki unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin puanlama yöntemi ile yapılabilmesi için teklif sahibi tarafından sunulacak belge veya numunenin, ihale dokümanlarında açıkça ifade edilmesi gerekir. Bu durumda uygulanacak kriterlerin rekabeti engellememesi ve bir firmayı veya bir ürünü tanımlamaması gerekir.
b) Teklif değerlendirmelerinin fiyat dışında belirlenen unsurlar da geçerli olacak şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre yönetmeliğin 12. Maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin değerlendirmede kullanılacağı ve puan değerleri, ihale dokümanında belirtilir.
c) Fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak puanlama yöntemi ile en uygun teklifin belirlendiği ihalelerde, ihale komisyonunca; fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplamaya ilişkin işlemlerin gerekçelerinin yer aldığı açıklama belgesi düzenlenir.
5.17.İhalenin İptali;
(1) İhale tarihinden önce ihalenin iptal edilmesi halinde ihalenin iptal edildiği, ihale dokümanı alan isteklilere bu prosedürde belirlenen usullerle bildirilir. Ayrıca ihale ilanın yayımlandığı yayın organında ihalenin iptal edildiği duyurulur.
(2) Yapılacak olan ihalelerde, gelen tekliflerin üçten az olması durumunda ihale iptal edilebilir.
(3) İhale yetkilisi gerek görmesi halinde, ihalelerin her aşamasında ihaleleri iptal edebilir.
5.18. Parasal Limitler
Bu Prosedürde yer alan parasal limitler 2020 yılı Haziran ayı fiyatlarına göredir ve her bir yıl için ilgili yılın Haziran ayı TÜFE endeksine göre aşağıdaki formül uyarınca güncellenir:
MLt = MLt-1xTÜFEt-1,6/TÜFEt-2,6
MLt : t yılına ilişkin limit (TL),
MLt-1 : t-1 yılına ilişkin limit (TL),
TÜFEt-1,6 : Bir önceki yılın Haziran ayı TÜFE endeksini,
TÜFEt-2,6 : İki önceki yılın Haziran ayı TÜFE endeksini,